Guido Görtz-Förderer, Bernd Heinrich, Michael Krögel, Mario Funken, Michael Scholl und Laura Vaaßen (v.l.). Es fehlen Sonja Mertens und Christina Schenk. Foto: Florian Lang, IW Medien

Aus dem Maschinenraum:
Abteilung Einkauf & Logistik

Ziel: Öl ins Getriebe träufeln

Es gibt Teams im IW-Verbund, deren Arbeit kann man unmöglich an einem Datum festmachen. Denn sie sind jeden Tag im Einsatz, und ohne sie läuft nichts. Die acht Mitarbeiter der Abteilung Einkauf & Logistik sind dieses Öl im Getriebe des IW. In den Händen von Michael Krögel und seinem Team liegt das Facility-Management.

Oft sind es die Heinzelmännchen-Dienste, die das Team erledigt: Wie in der Kölner Sage sind wie von Zauberhand die Whiteboards im gebuchten Besprechungsraum gereinigt und die Getränke im Kühlschrank aufgefüllt. Genauso die Post, die morgens in den Fächern der Mitarbeiter liegt, oder die Drucker, die stets genug Papier und Toner bereithalten. Finden Veranstaltungen im Haus statt, unterstützt die Abteilung beim Organisieren, Umräumen und Aufbauen.

Heinzelmännchen- und Herkulesaufgaben

Doch auch die Herkulesaufgaben steuert die Abteilung: Die Mitarbeiter verwalten knapp 750 Verträge mit Dienstleistern und Kooperationspartnern. Hinzu kommen an die 200 UMTS- und Mobilfunkverträge. So erinnert beinah täglich das Vertragsmanagement-Tool daran, dass ein Vertrag ausläuft. Dazu prüfen Krögel und seine Kollegen Preis und Qualität der bisher erbrachten Arbeit und entscheiden dann, ob sie die Zusammenarbeit beenden, die Vertragslaufzeit mit einem Anbieter verlängern oder neu verhandeln.

Genauso liegen Bürogestaltung und Umzüge in den Händen von Einkauf & Logistik: So musste das Team vor zehn Jahren den Umzug vom früheren Bürogebäude mit mehr als 300 Arbeitsplätzen ins neu gebaute IW-Haus bewältigen.

Für Abteilungsleiter Krögel war es die bisher größte Herausforderung, weil zeitgleich das Hauptstadtbüro neue Räumlichkeiten bezog und das alte Bürogebäude in Köln besenrein übergeben werden musste. Derzeit prüft das Team, ob die Büros auf den 9.000 Quadratmetern Fläche am Rheinufer optimal ausgelastet sind. „Die Mitarbeiter arbeiten zunehmend im Homeoffice, studentische Hilfskräfte sind nicht jeden Tag anwesend – als wachsendes Institut möchten wir die vorhandenen Flächen und die mittlerweile ungefähr 400 Arbeitsplätze effizient ausnutzen“, erklärt Krögel.

Verantwortlich für Sicherheit

An Bord wird auch das Thema Sicherheit großgeschrieben: Krögels Vize Guido Görtz-Förderer unterweist jeden Mitarbeiter jährlich in Sachen Arbeitssicherheit und Brandschutz, alle Interessierten können sich zum Erst- oder Brandschutzhelfer ausbilden lassen.

Besonders neuen Kollegen fällt auf, wie reibungslos ihr Einstieg am IW funktioniert – angefangen beim am ersten Tag ausgehändigten Transponder über das Namensschild an der Bürotür bis hin zum fertig eingerichteten Schreibtisch. Belohnt wird die Abteilung Einkauf & Logistik regelmäßig mit gutem Mitarbeiter-Feedback.

 

Koordinaten
50°56′44.6″N 6°57′47.6″E (IW)

Rhein|hoch|was|ser, das:
ein Jahrhunderthochwasser des
Mittel- und Niederrheins und seiner
Nebenflüsse im Jahr 1993. In Köln
erreichte der Pegelstand 10,63 Meter
und lag damit knapp unter dem
Rheinhochwasser von 1926. Trotz
mobiler Wände wurden Teile der
Altstadt sowie der Südstadt und
viele rheinnahe Stadtteile überflutet.
Das am Rheinufer gelegene IW kann
bei drohendem Hochwasser 0,5 Meter
hohe Planken am bereits erhöhten
Haupteingang aufstellen und die
Tiefgarage mit Aluminiumplanken
abschotten. Ein Krisenstab hat mit
den Stadtentwässerungsbetrieben
ein Sicherheitskonzept ausgearbeitet,
das im schlimmsten Fall zum Einsatz
kommt. Am IW mussten noch keine
Mitarbeiter wegen eines drohenden
Hochwassers evakuiert werden –
aber gut, wenn das Haus dank der
Abteilung Einkauf & Logistik auf diesen
Katastrophenfall bestens vorbereitet ist.