Die Assistentinnen

Aus dem Maschinenraum: Die Assistentinnen

Ziel: Der nächste Termin

Zumeist stehen sie in der zweiten Reihe, dabei ist ihre Arbeit nicht nur für einen reibungslosen Tagesablauf unentbehrlich: Die 30 IW-Assistentinnen kümmern sich darum, dass die diensthabenden Offiziere gut auf jede Bugwelle vorbereitet sind und auf Reisen immer den richtigen Kurs einschlagen – schließlich sind die Geschäftsführer, die Wissenschaftler und der Direktor viel unterwegs. So hat Michael Hüther an manchen Tagen keine Stunde Pause – ein Pensum, das ohne seine beiden Assistentinnen Claudia Behrens und Simone Schüttler nicht zu schaffen wäre. Sie sind erste Ansprechpartnerinnen, koordinieren Termine, organisieren Veranstaltungen und kümmern sich um die Reiseplanung, meist Monate im Voraus. „Wenn Herr Hüther einen seiner in manchen Jahren an die 100 Vorträge hält, geht das nie ohne Abstimmung mit dem Veranstalter ab“, sagt Simone Schüttler. Das beginnt bei der ersten Anfrage, die meistens im Sekretariat landet, und endet bei der Abrechnung der Reisekosten.

Dass die Assistentinnen Multitalente sind, zeigt sich auch im Wissenschaftsbereich. Dort arbeiten sie als Eventmanagerin, Lektorin, Online-Redakteurin und Mediengestalterin. Jede IW-Studie, die veröffentlicht wird, überprüfen sie auf Rechtschreibung und sprachliche Verständlichkeit. Sie stellen Texte und Grafiken von Kurzberichten im Content-Management-System ein. Für die IW Akademie organisiert Simone Gottwald Seminare und Veranstaltungen und pflegt die Webseite. Heike Hammerstingl schreibt für das Kompetenzfeld Arbeitsmarkt und Arbeitswelt kleine Texte und layoutet Veranstaltungsflyer sowie Factsheets.

Tagesgeschäft und Spezialaufgaben

Wie sehr die Digitalisierung Einzug an die Arbeitsplätze auch der Assistentinnen gehalten hat, zeigt die Arbeit von Gabriele Ballner im IW-Hauptstadtbüro. Ursprünglich war sie hauptsächlich für die Berliner Belange zuständig, der Draht nach Köln bestand vor allem über Schreib arbeiten für den Informationsdienst iwd. Heute nimmt das Content Management für die Kommunikationsabteilung einen guten Teil ihrer Arbeitszeit ein – was sich auch daraus ergeben hat, dass Hauptstadtbüroleiter Knut Bergmann in Doppelfunktion für die IW-Kommunikation verantwortlich ist. „Mein Arbeitsumfeld ist wesentlich technischer und digitaler geworden“, sagt Gabriele Ballner. Viel davon sei nach dem Motto „einfach mal ausprobieren“ entstanden – und entlastet nun Assistentin und Abteilung.

Die To-Do-Liste einer Assistentin ist immer lang: „Das Tagesgeschäft ist nur ein Teil der Tätigkeiten, die uns auf Trab halten“, sagt Sarah Abegunewardene vom Kompetenzfeld Bildung, Zuwanderung und Innovation. Sie pflegt auch die Listen der Wissenschaftler, die einen Überblick über Publikationen, Vorträge, Lehraufträge und Gremientätigkeiten geben. Die Kontrolle über komplexe Abläufe haben auch die Assistentinnen der IW Medien wie Susanne Kühn und Sonja Zengel. Ihr Aufgabenschwerpunkt ist die Projektorganisation, in diesem Rahmen legen sie im internen System Jobs an, kontrollieren die Kosten für Druck und Fotografen oder koordinieren Visitenkartenbestellungen.

Es sind Arbeitsplätze im steten Wandel. Sonja Doering, seit 1992 Teamassistentin im Kompetenzfeld Berufliche Teilhabe und Inklusion, berichtet: „Anfangs lautete die Bezeichnung noch ‚Sekretärin‘, später dann ‚Assistentin‘. In den ersten Jahren standen Telefonieren, das Führen von Kalendern und Briefeschreiben noch im Vordergrund, wobei wir im Projekt REHADAT schon sehr früh mit Großrechnern gearbeitet haben. Und da war ich dann auch für die Datenpflege zuständig.“

„Was sich vollkommen verändert hat, sind die früher starre Hierarchie und die langwierigen Prozesse. Die sind weniger beziehungsweise kürzer geworden. Dazu hat das Aufkommen der E-Mails beigetragen, mit dem Internet hat sich die Informationsbeschaffung vollkommen verändert. Ich finde das gut, nicht zuletzt, weil mein Arbeitsplatz nicht mehr fest ans Büro gebunden ist, sondern ich Homeoffice machen kann. Insgesamt arbeite ich viel eigenständiger als früher, und es ist interessanter, wenn es auch mehr geworden ist. Man muss sich verändern wollen, aber ich lerne gern dazu. Bei aller Digitalisierung denke ich, dass der Mensch als Dreh- und Angelpunkt wichtig bleibt.“